Archiwa:
Archiwum zakładowe
Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112 , poz. 1319 z późn. zm.) oraz Zarządzeniem Nr 2 z dnia 2 maja 2001 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji określającej organizację i zakres działania archiwum zakładowego oraz zasady i tryb postępowania z dokumentacją w Urzędzie Miejskim w Prudniku akta sprawy przechowuje się na stanowiskach pracy i w archiwum zakładowym. Akta spraw ostatecznie zakończonych przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie jednego roku kompletnymi rocznikami. Prowadzeniem archiwum zakładowego zajmuje się Wydział Organizacyjny. Dokumentację przechowywaną w archiwum udostępnia się do celów służbowych, do korzystania z zasobu archiwalnego przez osoby trzecie konieczne jest złożenie wniosku do Burmistrza Prudnika.
Archiwum Urzędu Stanu Cywilnego
Prowadzeniem archiwum zajmuje się Urząd Stanu Cywilnego
Zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1986 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego księgi stanu cywilnego przechowuje się w archiwum urzędu stanu cywilnego. Po upływie 100 lat od zamknięcia księgi aktu stanu cywilnego kierownik USC przekazuje je do Archiwum Państwowego w Opolu.
Udostępnianie i wypożyczanie akt z zasobów archiwum zakładowego określają następujące przepisy:
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r.w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych z późniejszymi zmianami,
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 marca 2003 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych
- Zarządzenie Nr 2/2001 Burmistrza Prudnika z dnia 02.05.2001 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji określającej organizację i zakres działania archiwum zakładowego oraz zasady i tryb postepowania z dokumentacją w Urzędzie Miejskim w Prudniku.
Dokumentację przechowywaną w archiwum udostępnia się dla celów służbowych. Zasób archiwalny służy przede wszystkim potrzebom Urzędu Miejskiego. Do korzystania z tego zasobu przez osoby trzecie, konieczne jest zezwolenie Burmistrza Prudnika.
W pisemnym wniosku należy podać w szczególności:
- tytuł materiału archiwalnego lub temat, którego dotyczy,
- nazwę jednostki organizacyjnej lub imię i nazwisko osoby ubiegającej się o udostępnienie materiału archiwalnego
- termin zwrotu
Udostępnienie akt odbywa się pod nadzorem pracownika archiwum w pomieszczeniu, gdzie stworzone są odpowiednie warunki. Archiwum zakładowe udostępnia wyłącznie całe teczki aktowe, a nie pojedyńcze dokumenty z nich wyjęte.
Akta z zasobu archiwalnego są udostępniane, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli.
